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Révisé le 12 mai 2014

I. Généralités
Chez ProResp Inc., nous sommes convaincus qu'il ne peut y avoir de relations d'affaires durables sans confiance. Notre engagement envers nos clients, nos partenaires commerciaux, les visiteurs de notre site web et nos employés est de développer et d'entretenir des relations amicales et de confiance.
Tels qu’utilisés dans la politique de confidentialité, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent ProResp Inc.

Nous nous réservons le droit de modifier ponctuellement la présente Politique de confidentialité sans préavis. Ces modifications n'affecteront les informations personnelles fournies qu'après leur entrée en vigueur.


La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada énonce les principes que les organisations doivent respecter. Ces principes sont décrits ci-dessous, ainsi qu'une description de nos pratiques actuelles relatives à chaque principe. Nous présentons également ci-dessous nos pratiques actuelles concernant les renseignements personnels qui nous sont communiqués par courriel ou sur notre site web.

II. Les principes


1. Responsabilité des renseignements personnels
Nous sommes responsables de la conservation et de la protection de vos informations personnelles. Les informations que nous collectons auprès de nos clients, partenaires commerciaux ou visiteurs de notre site web diffèrent des informations relatives aux employés. Dans la présente politique, le terme « informations personnelles » désigne les informations concernant une personne identifiable, telles que : l'âge, l'adresse du domicile, le numéro de téléphone fixe, la date de naissance, l'adresse courriel personnelle, le numéro de carte santé et les informations médicales pertinentes. En général, les informations personnelles n'incluent pas, par exemple, le nom, le titre, l'adresse professionnelle, l'adresse courriel professionnelle et le numéro de téléphone ou de fax professionnel d'un employé ou d'une organisation.
Nous avons nommé un responsable de la protection de la vie privée pour garantir que notre organisation continue de maintenir une sécurité appropriée en ce qui concerne vos informations personnelles.

2. Identification des finalités

  • Nous identifions la finalité de la collecte ou de l'utilisation des renseignements personnels avant ou au moment de la collecte. En général, nous collectons des renseignements aux fins suivantes :
  • pour obtenir des informations pertinentes sur nos clients, garantissant ainsi notre capacité à fournir des services ;
  • pour communiquer avec vous afin de développer, d’améliorer, de commercialiser ou de fournir des produits ou des services, avec votre consentement ;
  • pour comprendre vos besoins et vos préférences, y compris les enquêtes volontaires, les recherches et les évaluations ;
  • pour répondre à des exigences légales ou réglementaires, notamment pour protéger ou défendre un intérêt juridique ;
  • pour traiter et suivre les demandes d'informations ou ; à toute autre fin que nous pouvons vous indiquer de temps à autre pour laquelle vous avez donné votre consentement, ou comme identifié dans la présente politique de confidentialité
  • Les informations sont collectées volontairement auprès de vous et peuvent également être obtenues auprès d'un tiers. Par exemple, toute information médicale pertinente fournie par un médecin ou un autre professionnel de la santé est collectée auprès d'un tiers.

3. Consent
Nous veillerons à ce que les informations ne soient collectées qu'avec votre consentement et à ce que vous soyez informé de la finalité et de l'utilisation des informations que vous fournissez. Dans certains cas, le consentement est sollicité après la collecte des informations, mais avant leur utilisation. Vous pouvez retirer tout ou partie de votre consentement à l'utilisation de vos informations personnelles, sous réserve de certaines restrictions légales.

4. Limitation de la collecte
Nous limiterons les informations que nous collectons à celles qui sont nécessaires aux fins identifiées.

5. Limitation de l'utilisation, de la divulgation, de la conservation et des exceptions à l'utilisation Sous réserve des exceptions à l'utilisation ci-dessous,

  • nous n'utiliserons ni ne divulguerons les informations à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf avec votre consentement comme l'exige la loi ; et
  • nous ne vendons ni ne louons vos informations personnelles identifiables
  • nous ne partageons pas vos informations personnelles avec des tiers, sauf si vous êtes identifié et avec votre consentement écrit
  • nous conserverons vos informations uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif identifié, ou comme l'exige la loi.

6. Précision
Quelle que soit la manière dont vos informations personnelles sont collectées, nous ferons tout notre possible pour qu'elles soient exactes, complètes et à jour. Il est important que vous nous informiez, par l'intermédiaire de votre professionnel de santé ou directement, de toute modification de ces informations.

7. Garanties
La protection de vos informations personnelles est essentielle pour établir et conserver votre confiance. Nous avons mis en place des contrôles, notamment concernant l'accès à nos bureaux, nos archives de données et nos mots de passe. Nos employés n'ont accès à vos informations personnelles que dans le cadre de leurs fonctions et de la prestation de leurs services.

8. Ouverture
Vous pouvez demander l'accès à vos informations personnelles par écrit. Pour toute question concernant leur exactitude ou leur exhaustivité, nous vous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande écrite.

9. Accès individuel
Vous pouvez accéder à vos informations personnelles en nous adressant une demande écrite. Nous vous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Nous espérons pouvoir répondre à la plupart de vos questions par téléphone. Nous nous engageons à répondre rapidement à vos questions, afin de clarifier ou d'expliquer notre politique de confidentialité.

10. Contestation de notre conformité
Soyez assuré que nous mettrons tout en œuvre pour entretenir une relation de confiance avec vous. À votre demande, nous enquêterons immédiatement et vous expliquerons tout aspect de nos politiques de protection de vos informations personnelles.

Nous répondons volontiers à vos questions concernant la confidentialité. Patients, partenaires commerciaux et employés peuvent contacter leur agence locale ou le responsable de la confidentialité à l'adresse suivante :


privacy@proresp.com
Responsable de la protection de la vie privée
#1 1909 Oxford Street East
Londres, ON N5V 4L9
519-686-2615 poste 1194


III. Pratiques spécifiques au site Web

Connectivité externe
Pour votre commodité, notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers. Nous vous recommandons de consulter la politique de confidentialité de ces sites web tiers, car celle-ci peut différer de la nôtre et nous n'exerçons aucun contrôle sur ces sites web tiers ni sur leurs pratiques en matière de confidentialité.


Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité des autres sites Web et nous n'approuvons ni ne faisons aucune déclaration concernant les sites Web tiers.


Veuillez noter que les informations personnelles que vous nous transmettez par courriel ou autrement via notre site web sont transmises sans chiffrement. Autrement dit, elles ne sont pas converties en texte codé, mais transmises sous la même forme que celle que vous avez saisie sur notre site web. Bien qu'il soit peu probable qu'un tiers intercepte la transmission, une telle possibilité existe toujours.

As used in this Patient Privacy Notice (“Notice”), the terms “we”, “us”, and “our” mean ProResp. At ProResp, privacy is important to us, and we are committed to protecting your privacy and ensuring the confidentiality of your Personal Health Information to provide excellent care.

For the purpose of this Notice, “Personal Health Information” or “PHI” shall mean identifying information about an individual that relates to: the individual’s physical or mental health, the provision of healthcare to the individual, payments or eligibility for health care, the individual’s health number (ex. health card number), or the identity of the individual’s substitute decisionmaker, or as otherwise defined by applicable privacy legislation. 


This Notice complies with the Personal Health Information Protection Act, 2004 (“PHIPA”)

We collect Personal Health Information that you voluntarily provide us either directly or from the person acting on your behalf (ex. substitute decision maker). We may also collect your Personal Health Information from other sources if the law permits or we have your consent to do so. ProResp collects, uses, and discloses PHI with consent or as otherwise permitted or required by PHIPA. 
ProResp may rely on express or implied consent when collecting, using, or disclosing PHI for the purpose of providing patient care.

Collection of your PHI
To provide you with quality health care, we collect your Personal Health Information in line with PHIPA:

  • Direct Collection: We collect information from you when you provide it to us directly. 

  • Indirect Collection: As permitted by PHIPA, we may collect PHI indirectly from other sources - such as other health information custodians within your circle of care - for the purpose of providing health care, if we have your consent or where the law permits or requires it. 

    How we Use and Disclose or Share your PHI
    Your Personal Health Information is primarily used and shared for the purpose of providing health care, which includes administration activities necessary for your treatment and care (ex. billing and scheduling). This includes communicating with other health care providers who are involved in your care. 

    We will not use your Personal Health Information for new purposes without your express consent.

    We may share your information with:

  • Legal or regulatory bodies: if necessary to comply with laws, for example, in response to a subpoena or government request.
  • In a business transfer: such as a merger or acquisition. We will notify you of such a change in ownership or transfer of assets, to the extent we are able to do so.
  • Other companies within our corporate group, where necessary to provide requested services or for internal administrative purposes. 

We are accountable for all Personal Health Information under our control, including information transferred to a third-party for processing. We do not sell your Personal Health Information.

Disclosures without Consent

We may disclose your Personal Health Information without your consent to:

  • Your legal guardian or substitute decision-maker
  • Report suspected abuse
  • Report certain diseases to public health authorities
  • Prevent serious bodily harm to you or others

At ProResp, we only collect photographic records when necessary for your care, such as for identity verification. To protect the privacy of our patients and staff, no other photography, video or audio recording is permitted during the provision of services to a patient without express permission. 

How We Protect Personal Health Information

ProResp is committed to safeguarding your Personal Health Information through the following measures:

  • Robust measures are implemented to protect your Personal Health Information from theft, loss and unauthorized access.
  • Regular audits and reviews are conducted to monitor, assess and strengthen privacy compliance.
  • Personal Health Information is used strictly for purposes to which individuals have consented, in accordance with applicable privacy legislation. 
  • Personal Health Information is retained only for as long as necessary and disposed securely when no longer required.
    All staff receive ongoing training to ensure understanding of responsibilities and protection of your Personal Health Information. 

We maintain administrative, physical and technical safeguards consistent with legal requirements and recognized privacy standards.  

You or a person who can make decisions for you about your Personal Health Information have the right to:

  • Access a copy of your Personal Health Information in our custody, subject to limited exceptions.
  • Request a correction to your Personal Health Information if you believe it is incomplete or inaccurate for the purposes for which we use it. If a correction is denied, we will attach your Statement of Disagreement to the record.
  • Withdraw or withhold consent (the “Lockbox” right) at any time for the collection, use or disclosure of your Personal Health
  • Information for health care purposes, subject to legal requirements and the potential consequences for the provision of your care.
  • Be notified if your Personal Health Information is stolen, lost or used or disclosed without authority, subject to the notification requirements set out in PHIPA.

To exercise these rights, contact our Privacy Officer using the details provided in the “Contact Us” section of this Notice. We will respond within the required legal timelines and notify you if more time is needed. If a request is denied, we will explain why and inform you of your available complaint options, including how to contact the relevant authority.

Please be aware that certain rights are subject to limited and specific exceptions set out in PHIPA and other laws.

If you are not satisfied with our response to your privacy concern, you have the right to file a complaint with the Information and Privacy Commissioner of Ontario (the IPC):

Information and Privacy Commissioner of Ontario
2 Bloor Street East, Suite 1400, Toronto, ON M4W 1A8
1-800-387-0073
www.ipc.on.ca

For privacy questions or concerns, please contact our Privacy Officer in writing at:

ProResp Inc.
1909 Oxford Street East, Unit 1 Bloor Street East, Suite 1400, Toronto, ON M4W 1A8
London, ON N5V 4L9
Attention: Privacy Officer

Email: privacy@proresp.com

We may revise this Notice from time to time. The current version will always be posted on our website at www.ProResp.com with the date of the last review clearly indicated.

Any significant changes affecting patient rights, such as new uses or sharing of your PHI, will be communicated within a reasonable time via a summary provided during a health care appointment or a direct email notification.

Last Reviewed: March 20, 2026

Privacy Policy

I. General

We at ProResp Inc. believe there can be no enduring business relationships without trust. Our commitment to our clients, business partners, website visitors and employees, is to develop and maintain friendly, trustworthy relationships.
As used in the Privacy Policy, the terms “we”, “us” and “our” mean ProResp Inc.

We reserve the right to make changes to the Privacy Policy from time to time without prior notification. The changes will only affect personal information provided after the change comes into effect. 

Canada’s Personal Information Protection and Electronic Documents Act sets out principles which organizations must follow. These are noted below along with a description of our current practices relevant to each principle as noted below. We have also noted below our current practices as they relate to personal information disclosed to us by email or via our website.

II. The Principles

1. Accountability for Personal Information
We are responsible for maintaining and protecting your personal information. The information we collect from clients, business partners or website visitors will differ from employee information. As used in this policy, “personal information” means information about an identifiable individual, such as; age, home address, home telephone number, birth date, personal email address, health card number and relevant health information. In general, personal information does not, for example, include the name, title, business address, business email, and business telephone or fax number of an employee or an organization.
We have appointed a privacy officer to ensure that our organization continues to maintain appropriate security with respect to your personal information.

2. Identifying Purposes

  • We identify the purpose for which the personal information is collected or used before or at the time of collection. Generally, we collect information for the following purposes
  •  to obtain relevant information about our clients thus ensuring our ability to provide service;
  • to communicate with you to develop, enhance, market or provide products or services, upon your consent;
  • to understand your needs and preferences, including voluntary surveys, research and evaluations;
  • to meet legal or regulatory requirements, including to protect or defend a legal interest;to process and follow up on information requests or; for any other purpose we may indicate to you from time to time to which you have provided your consent, or as identified in this Privacy Policy
  • Information is collected voluntarily from you and may also be obtained through a third party. An example of information being collected from a third party would be any relevant medical information provided from a physician or other health care professional.

3. Consent
We will ensure that information is only gained with your consent and that you have knowledge of the purpose and use of the information which you provide. In certain circumstances, consent is sought after the information has already been collected but before use. You may withdraw all or part of your consent for us to use your personal information within certain legal restrictions.

4. Limiting Collection
We will limit the information we collect to that which is necessary for the purposes identified.

5. Limiting Use, Disclosure, Retention and Exceptions to Use Subject to the Exceptions to Use below,

  • we will not use or disclose the information for purpose other than those for which it was collected except with your consent as required by law; and
  • we do not sell or rent your personally identifiable information
  • we do not share your personal information with outside parties, except as identified and with written consent
  • we will retain your information only as long as it is necessary to fulfill the identified purpose, or as required by law. 

6. Accuracy
Regardless of how your personal information is collected we will do our best to ensure it is accurate, complete and up to date. It is important that you let us know, through your Health Care Professional, or directly, of any changes to this information.

7. Safeguards
One of the key elements in establishing and maintaining your trust is the protection of your personal information. We have established controls including the access to our office, data records and passwords. Our employees have access to your personal information only for the purposes of performing their duties in providing service to you.

8. Openness
Your may request access to your personal information through a written request. Should you have any questions about its accuracy or completeness we will respond within 30 days of receiving your written request.

9. Individual Access
You may, access your personal information through a written request. We will respond within 30 days of receiving your written request. We expect that most questions can be answered by a telephone call. We are committed to quickly answering any questions, thereby clarifying or explaining our privacy policies.

10. Challenging Our Compliance
You have our assurance that we will do everything possible to maintain a relationship of trust with you. Upon your request we will immediately investigate and respond with our explanation of any aspect of our policies for the protection of your personal information.

We welcome your privacy questions. Patients, business partners and employees may contact their local branch office or the Privacy Officer at:

privacy@proresp.com
Privacy Officer
1909 Oxford Street East, Unit 1
London, ON N5V 4L9
519-686-2615 ext. 1194

III. Website Specific Practices

External Connectivity
For your convenience, our web site may contain links to third-party web sites. You should review the Privacy Policy of these third-party web sites as their Privacy Policy may differ from ours and we do not control those third- party webs sites or their privacy practices.

We are not responsible for the privacy practices of other web sites and we do not endorse or make any representations regarding third party web sites.

Keep in mind that personal information transmitted to us by e-mail or otherwise through our web site is transmitted without encryption. In other words, the information is not converted into code text but instead is sent in the same form as submitted by you on our web site. Although it is unlikely that a third party will intercept the transmission, there is always a possibility of that occurring.

Last Reviewed: May 12, 2014